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第十六條  總則

1．為規(guī)范公司會(huì)議管理，確保會(huì)議質(zhì)量，提高會(huì)議效率，降低會(huì)議成本，制定本辦法。

2．綜合部負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本辦法的監(jiān)督執(zhí)行，會(huì)議提擬人或主辦部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，并有權(quán)對(duì)違反本辦法的行為提出處罰。

第十七條  會(huì)議分類

1．每周工作例會(huì)：每周一上午9：30，所有在辦公室的員工都要參與，會(huì)議由所有員工按照工作牌編號(hào)輪流主持，并按照順時(shí)針方向輪流發(fā)言；所有員工在會(huì)上討論、分享自己在上周所做的工作，學(xué)到的知識(shí)，得到的收獲以及當(dāng)周的工作學(xué)習(xí)計(jì)劃。

若周一遇到法定節(jié)假日或其他事件可適度提前或推遲舉行；當(dāng)有2名以上員工在公司時(shí)，例會(huì)應(yīng)按期舉行并做記錄存檔；當(dāng)只有1名員工在公司時(shí)，可不舉行例會(huì)，但會(huì)務(wù)管理部門應(yīng)做記錄說明不舉行原因并存檔。

2．臨時(shí)會(huì)議：公司總經(jīng)理、總經(jīng)理助理或部門負(fù)責(zé)人提擬，相關(guān)人員視需要參加，盡量解決即時(shí)提出的問題。

3．部門會(huì)議：由部門經(jīng)理主持召開，部門內(nèi)全員參加就本部門工作進(jìn)行研討或總結(jié)，盡量解決即席提出的問題。

4．年度總結(jié)會(huì)：由綜合部組織，總經(jīng)理主持，于每年度末或下一年度初召開，公司全體行管人員出席，其他相關(guān)人員視需要參加，對(duì)公司年度經(jīng)營管理情況進(jìn)行總結(jié)，對(duì)下一年度工作計(jì)劃進(jìn)行安排。

第十八條  會(huì)議管理內(nèi)容

1．會(huì)議提擬與審批

1．1臨時(shí)會(huì)議由總經(jīng)理直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負(fù)責(zé)人提擬、總經(jīng)理批準(zhǔn)。

1．2部門會(huì)議由部門自行安排，但會(huì)議時(shí)間、參加人等，不得與公司會(huì)議沖突。

1．3每周工作例會(huì)無須提擬和審批。

2．會(huì)議統(tǒng)籌

2．1凡已列入計(jì)劃的會(huì)議，如需變動(dòng)，會(huì)議召集部門應(yīng)提前1天完成會(huì)議相關(guān)通知的發(fā)放。

2．2會(huì)議安排的原則為：小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體，臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)椋好恐芄ぷ骼龝?huì)、公司臨時(shí)會(huì)議、部門會(huì)議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議不受此限。

3．會(huì)議準(zhǔn)備

3．1會(huì)議通知：

3．1．1會(huì)議通知期一般應(yīng)提前1天以上，通知對(duì)象為與會(huì)人、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門。

3．1．2一般按“誰提擬，誰通知”的原則進(jìn)行會(huì)議通知，會(huì)議主持人也可授權(quán)綜合部進(jìn)行會(huì)議通知。

3．1．3會(huì)議通知形式一般為書面通知或電訊通知，但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說明的，應(yīng)以會(huì)議通知的形式進(jìn)行書面通知；涉及多個(gè)部門和參加人數(shù)眾多的大型會(huì)議，主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃通知相關(guān)部門。

3．2會(huì)議的其他準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定：

3．2．1會(huì)議提擬部門應(yīng)提前做好會(huì)議資料的準(zhǔn)備工作，如會(huì)議議程、議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交資料等。

3．2．2綜合部應(yīng)提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會(huì)場(chǎng)，布置會(huì)場(chǎng)，備好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等。

3．2．3部門會(huì)議需用公司會(huì)議室的，應(yīng)向綜合部提出申請(qǐng)，由綜合部統(tǒng)籌安排。

4．會(huì)議記錄

4．1公司各類會(huì)議均應(yīng)進(jìn)行會(huì)議記錄。

4．2公司各類會(huì)議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會(huì)議記錄人員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定：

4．2．1各部門應(yīng)常設(shè)一名會(huì)議記錄員，名單報(bào)綜合部備案，負(fù)責(zé)本部門會(huì)議及本部門負(fù)責(zé)組織的會(huì)議的記錄工作。

4．2．2會(huì)議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可臨時(shí)指定會(huì)議記錄人員。

4．2．3每周工作例會(huì)、總經(jīng)理主持的總經(jīng)理辦公會(huì)、臨時(shí)會(huì)議原則上由綜合部負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作，總經(jīng)理另有指定的，服從總經(jīng)理指定。

4．3會(huì)議記錄人員應(yīng)遵守以下規(guī)定：

4．3．1做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議考勤記錄，根據(jù)需要整理會(huì)議紀(jì)要。

4．3．2會(huì)議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。

4．3．3對(duì)會(huì)議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中注明“*”樣符號(hào)。

4．3．4會(huì)議原始記錄應(yīng)于會(huì)議當(dāng)日呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名。會(huì)議紀(jì)要較遲不遲于次日呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名。

4．3．5做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管保密工作。

4．4下列情況下，應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要：

4．4．1公司層面各類會(huì)議；

4．4．2需會(huì)后對(duì)會(huì)議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì)議；

4．4．3其他主持人要求整理會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議。

4．5會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定，須報(bào)綜合部一份存檔備查。