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第二十五條  總則

1．為加強(qiáng)本公司文書立卷工作，特制定本制度。

2．歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

3．公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。業(yè)務(wù)完成后及時(shí)交兼職資料員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第二十六條  文件材料的收集管理

1．堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定兼職資料員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。

2．凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合部室統(tǒng)一收集管理。

3．一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。

4．各部門兼職資料員的職責(zé)：

4．1了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

4．2認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的2月份前應(yīng)將上一年度文件材料歸檔完畢，并接受公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督檢查。

4．3承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。

第二十七條  歸檔資料范圍

1．重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等。

2．上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

3．本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

4．本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。

5．本公司反映主要業(yè)務(wù)活動(dòng)的招投標(biāo)文件、合同、報(bào)告、總結(jié)、工程進(jìn)度、工作程決驗(yàn)資料等。

6．本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。

7．本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

8．本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

9．本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

10．本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第二十八條  平時(shí)歸卷

1．各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由兼職資料員集中統(tǒng)一保管。

2．各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上條款號(hào)。

3．公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門兼職資料員歸檔。

4．兼職資料員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照"案卷類目"條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)"對(duì)號(hào)入座"，并在收發(fā)文登記薄上注明。